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E-book

Access 2013 für Dummies

ISBN: 978-3-527-67962-1
425 pages
September 2013
Access 2013 für Dummies (3527679626) cover image

Table of Contents

Über die Autoren 7

Über den Übersetzer 7

Über den Übersetzer der Vorauflage 8

Einführung 21

Über dieses Buch 21

Konventionen in diesem Buch 21

Was Sie nicht lesen müssen 22

Törichte Annahmen über den Leser 23

Wie dieses Buch aufgebaut ist 23

Teil I: Eine Einführung in Access 23

Teil II: Alles über Tabellen 24

Teil III: Datenverwaltung 24

Teil IV: Die Datenbank befragen und Antworten erhalten 24

Teil V: Einfache und ausgefeilte Berichte erstellen 24

Teil VI: Mehr Kontrolle über die Datenbank 25

Teil VII: Der Top-Ten-Teil 25

Anhang: Hilfe erhalten 25

Symbole, die in diesem Buch verwendet werden 25

Wie es weitergeht 26

Teil I Eine Einführung in Access 27

Kapitel 1 Access-Einführung 29

Wofür ist Access denn nun gut? 29

Große Datenbanken erstellen 30

Apps erstellen 30

Datenbanken mit mehreren Tabellen erstellen 31

Datenbanken mit Benutzerformularen 33

Anwendungsspezifische Berichte erstellen 35

Was ist neu in Access 2013? 38

Neue Funktionen 38

Mit SharePoint Kontakt zur Außenwelt aufnehmen 39

Wie Access funktioniert und wie Sie damit arbeiten 40

Access öffnen 41

Einen Startpunkt auswählen 42

Und nun? 47

Kapitel 2 Im Access-Arbeitsbereich navigieren 49

Das Programm starten 51

Mit den Access-Werkzeugen arbeiten 53

Registerkarten aktivieren 54

Schaltflächen verwenden 56

Die Registerkarte »Datei« und die Symbolleiste für den Schnellzugriff 57

Bereiche, Fenster und kontextbezogene Tools verwenden 58

Den Access-Arbeitsbereich anpassen 59

Die Symbolleiste für den Schnellzugriff verschieben 59

Schaltflächen zur Schnellzugriffsleiste hinzufügen 60

Schaltflächen aus der Schnellzugriffsleiste entfernen 62

Das Menüband minimieren 63

Mit QuickInfos arbeiten 64

Access mit der Maus bedienen 66

Mit der Alt-Taste in Access navigieren 67

Kapitel 3 Datenbankgrundlagen 69

Datenbankterminologie 69

Daten und Datenelemente 69

Datenfelder 70

Datensätze 70

Tabellen 71

Die Datenbank 71

Felddatentypen und Einsatzbereiche 71

Ihre Datenbank – flach oder relational? 76

Isolierte Tabellen 76

Verknüpfte Tabellen 76

Eine Datenbank erstellen 77

Tabellen hinzufügen und wieder löschen 81

Noch eine Tabelle, bitte 82

Ups, die brauche ich gar nicht 83

Teil II Tabellen einrichten 87

Kapitel 4 Schlüssel, Beziehungen und Indizes 89

Der Primärschlüssel zum Erfolg 89

Die Wahrheit über Primärschlüssel 89

Einen Primärschlüssel definieren 91

Tabellen verknüpfen 93

Regeln für Beziehungen 93

Arten von Beziehungen 93

Tabellenbeziehungen erstellen 95

Das Fenster »Beziehungen« 96

Beziehungen zwischen Tabellen 97

Abfragen durch Indizes beschleunigen 101

Einen eigenen Index erstellen 102

Indizes einer Tabelle anzeigen 104

Einen Index hinzufügen oder entfernen 104

Kapitel 5 Daten umgestalten 107

Eine Tabelle zur Bearbeitung öffnen 107

Datensätze und Felder hinzufügen 110

Einen Datensatz hinzufügen 111

Ein Feld hinzufügen 112

Den Feldtyp ändern 114

Ein Feld löschen 115

Feldinhalte bearbeiten 115

Felder umbenennen 117

Tabellen umbenennen 119

Fehler vermeiden oder rückgängig machen 120

Kapitel 6 Typen, Masken und Trigger 123

Access-Tabelleneinstellungen 123

Felddatenformate 126

Textfelder 127

Zahlen- und Währungsfelder 129

Datum/Uhrzeitfelder 132

Ja/Nein-Felder 133

Die Dateneingabe steuern 134

Eingabeformate 135

Erforderlich oder nicht erforderlich 141

Daten mit Gültigkeitsregeln trimmen 142

Den Erfassungsaufwand verringern 144

Teil III Datenverwaltung 145

Kapitel 7 Datenformulare erstellen 147

Formulare erstellen 147

Alles ganz einfach: Formulartools 149

Meistens passend: Der Formular-Assistent 150

Komponenten eines Formulars anpassen 155

In der Layoutansicht arbeiten 155

Designvielfalt 156

Formularsteuerelemente verwalten 157

Kapitel 8 Daten importieren und exportieren 161

Daten importieren 161

Dateiformate übersetzen 162

Importieren und Verknüpfen 165

Daten exportieren 170

Exportformate 170

Daten aus Tabellen und Abfragen exportieren 170

Kapitel 9 Automatische Datenbearbeitung 173

Achtung! Bitte zuerst lesen! 173

Daten einheitlich korrigieren 175

Daten mit Abfragen automatisch ändern 178

Nach Duplikaten suchen 178

Der Abfrage-Assistent zur Duplikatsuche 179

Kapitel 10 Access und das Internet 185

Wie Access mit dem Internet zusammenarbeitet 185

Was ist Office 365? 186

Die Vorlage »Benutzerdefinierte Web App« 186

Hyperlinks in einer Access-Datenbank verwenden 188

Ein Hyperlink-Feld in eine Tabelle einfügen 189

Hyperlinks eingeben 190

Feinschliff für Ihre Hyperlinks 191

Links testen 193

Webinhalte in Formulare einbetten 194

Hyperlinks zu Formularen hinzufügen 194

Daten im Web veröffentlichen 199

Access-Tabellen veröffentlichen 201

Teil IV Die Datenbank befragen und Antworten erhalten 207

Kapitel 11 Daten schnell suchen, filtern und sortieren 209

Den Suchen-Befehl verwenden 210

Schnellsuche 210

Suchen im Profimodus 211

Aufsteigend oder absteigend sortieren 214

Nach einem einzelnen Feld sortieren 214

Nach mehr als einem Feld sortieren 214

Schnelles und leistungsstarkes Filtern 215

Nach dem Feldinhalt filtern 216

Nach Auswahl filtern 217

Formularbasierter Filter 218

Filterkriterien korrigieren 223

Einzelne Filterkriterien löschen 223

Filter komplett löschen 223

Daten per Filter ausschließen 223

Kapitel 12 Mit Abfragen nach Antworten suchen 225

Einfache (aber leistungsstarke) Filter- und Sortierungstools 226

Zuerst die Daten filtern 227

Informationen finden mit blitzschnellem Filtern 228

Mit dem »Spezialfilter« arbeiten 230

Auswahlabfragen 235

Stabile Beziehungen als Schlüssel zu aussagestarken Abfragen 236

Den Abfrage-Assistenten verwenden 236

Erste Gehversuche mit dem Abfrageentwurf 242

Die Abfrageergebnisse durch Filter einschränken 246

Die Abfrageergebnisse sortieren 247

Die Sortierreihenfolge einer Abfrage ändern 247

Die Abfrage speichern 248

Die Abfrage starten 249

Kapitel 13 Komplexere Abfragen mit UND und ODER 251

Mit UND und/oder ODER arbeiten 251

Die UND-Verknüpfung 252

Die ODER-Verknüpfung 252

Wertebereiche abfragen 252

Kriterien mit UND verknüpfen 254

Kriterien mit ODER verknüpfen 255

UND mit ODER oder ODER mit UND kombinieren 255

Kapitel 14 Abfragedaten zusammenfassen 259

Daten ohne Taschenrechner zusammenfassen 259

Die »Funktion«-Zeile Ihren Abfragen hinzufügen 260

Abfragen mit der »Funktion«-Zeile erstellen 260

Die gebräuchlichsten Optionen der »Funktion«-Zeile 261

Abfrageergebnisse mit »Gruppierung« strukturieren 262

Summen berechnen 264

Datensätze zählen 264

Ergebnisse mit »Bedingung« eingrenzen 266

Eine eigene Top-Ten-Liste erstellen 266

Das richtige Feld für die Zusammenfassungsabfrage 268

Kapitel 15 Mit Formeln Daten berechnen 269

Eine einfache Berechnung 269

Komplexe Berechnungen 271

Eine Berechnung in einer anderen verwenden 272

Mit parametrisierten Abfragen Eingaben anfordern 274

Mit Textformeln Textfelder verketten 275

Formeln mit dem Ausdrucks-Generator entwickeln 277

Kapitel 16 Aufgaben mit Aktionsabfragen erledigen 283

Einfache Aktualisierungen 284

Mehrere Datensätze auf einmal hinzufügen 288

Mehrere Datensätze auf einmal löschen 291

Teil V Einfache und ausgefallene Berichte erstellen 293

Kapitel 17 Ansehnliche Berichte automatisch erstellen 295

Ordentliche Berichte schnell und automatisch erstellen 295

Einen schnellen Bericht aus einer einzelnen Tabelle erstellen 296

Der Berichts-Assistent 301

Den Bericht in der Vorschau ansehen 307

Per Zoomen Details anzeigen 308

Einstellungen mit dem Kontextmenü ändern 310

Die Darstellung eines Berichts überarbeiten 311

Die Registerkarte »Druckoptionen« 312

Die Registerkarte »Seite« 313

Die Registerkarte »Spalten« 314

Kapitel 18 Professionelles Berichtsdesign leicht gemacht 317

Berichte überarbeiten 317

Berichtsaufbau 319

Hilfsmittel zur Strukturierung 319

Seitenumbrüche 321

Elemente formatieren 323

Farbe hinzufügen 326

Elemente verschieben 327

Eine Größe passt nicht auf alles 329

Den Abstand zwischen Steuerelementen festlegen 330

Den Rahmen von Elementen gestalten 331

Text anpassen 334

Einen Bericht in der Seitenansicht prüfen 336

Ein Design grundsätzlich überarbeiten 337

Weitere Gestaltungselemente hinzufügen 338

Linien zeichnen 338

Ein Logo in einen Bericht einfügen 339

Kapitel 19 Kopfzeilen, Fußzeilen und Gruppen 343

Ein Platz für alles und alles an seinem Platz 343

Layoutgrundlagen 344

Bereiche 344

Datensätze gruppieren 348

Weitere Einstellungen 351

Eigenschaften anpassen 352

Berichts- und Seitenkopf definieren 353

Gruppenbereiche anpassen 356

Elemente anpassen 357

Kapitel 20 Seriendrucke 363

Seriendruck mit dem Etiketten-Assistenten 363

Teil VI Mehr Kontrolle über die Datenbank 371

Kapitel 21 Tools zum Analysieren von Datenbanken 373

Flache Dateien mit dem Analysierer in relationale Tabellen konvertieren 373

Eine Datenbank dokumentieren 378

Die Performance der Datenbank verbessern 382

Kapitel 22 Benutzer mit Navigationsformularen leiten 385

Navigationsformulare erstellen 385

Navigationsformulare testen 388

Navigationsformulare bearbeiten 389

Ein Element eines Navigationsformulars bearbeiten 389

Ein Element aus einem Navigationsformular entfernen 390

Ein Element eines Navigationsformulars verschieben 390

Das Navigationsformular beim Start anzeigen 391

Teil VII Der Top-Ten-Teil 393

Kapitel 23 Zehn gängige Probleme 395

Tabellen normalisieren 395

Die Eingabe von »73,725« ändert sich plötzlich in »74« 396

Lästige automatische Korrekturen 397

Versehentlich gelöschte Daten 398

Rückgängig 398

Nach dem fehlenden Datensatz suchen 398

Backup-Wiederherstellung 399

Eine Abfrage mit unerwarteten Ergebnissen 399

Das ungeliebte Parameter-Dialogfeld 400

Die Datenbank ist zu langsam 401

Die Datenbankdatei ist zu groß 402

Chaos beim Tabellenimport 403

Die Datenbankdatei ist beschädigt 404

Kapitel 24 Zehn ungewöhnliche Tipps 405

Rückversichern Sie sich durch ein umfassende Dokumentation 406

Halten Sie Felder so klein wie möglich 407

Speichern Sie numerische Zahlen in Zahlenfeldern 408

Prüfen Sie die Daten auf Gültigkeit 408

Erleichtern Sie die Arbeit durch verständliche Namen 408

Löschen Sie nur mit äußerster Vorsicht 409

Machen Sie Backups, Backups, Backups 409

Überlegen Sie lieber zweimal 409

Schaffen und halten Sie Ordnung 410

Scheuen Sie sich nicht, nach Hilfe zu fragen 410

Anhang A: Hilfe erhalten 411

Access um Rat fragen 412

Installierte Hilfedateien 412

Die richtigen Fragen stellen 412

Onlinehilfe 414

Microsoft.de 415

Suchmaschinen und andere Seiten 415

Am anderen Ende der Strippe 416

Stichwortverzeichnis 417

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Author Information

Laurie Ulrich Fuller schreibt seit uber 20 Jahren Bucher zu Microsoft Office und gibt zugleich Schulungen zu dieser Software. Au?erdem leitet sie eine Consulting-Firma fur Webentwicklung.
Ken Cook ist Grunder eines IT-Beratungsunternehmens und hat sich auf Datenbanklosungen spezialisiert.
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