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E-book

Microsoft Project 2013 für Dummies

ISBN: 978-3-527-68075-7
354 pages
May 2014
Microsoft Project 2013 für Dummies (3527680756) cover image

Description

Projekte entwickeln, kontrollieren und optimieren

Für alle, die MS Project 2013 einsetzen und damit jede Menge Zeit sparen wollen, ist dieses Buch genau das richtige. Locker und amüsant führen die Autorinnen Sie durch die zahlreichen Möglichkeiten des Programms wie Termine und Ressourcen managen, verschiedene Aufgaben koordinieren und Kostenpläne erstellen und zeigen Ihnen, wie Sie so nicht nur Zeit, sondern auch Nerven sparen können. Außerdem erfahren Sie, wie Sie Projekte überwachen, Autofilter die Arbeit übernehmen lassen oder Was-wäre-wenn-Szenarios durchführen, sodass Sie Ihre Projekte schnell und kreativ zum gewünschten Erfolg führen.

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Table of Contents

Über die Autorinnen 11

Einleitung 23

Über Project 2013 für Dummies 23

Einige Annahmen über den Leser 23

Konventionen in diesem Buch 24

Was Sie nicht lesen müssen 24

Wie dieses Buch aufgebaut ist 24

Teil I: Einstieg in Project 2013 25

Teil II: Ressourcen verwalten 25

Teil III: Den Basisplan vorbereiten 25

Teil IV: Das Projekt im Plan halten 25

Teil V: Der Top-Ten-Teil 25

Anhang 26

Symbole, die in diesem Buch verwendet werden 26

Wie geht es weiter? 26

Teil I Einstieg in Project 2013 27

Kapitel 1 Projektmanagement, Project 2013 und Sie 29

Eine Einführung in das Projektmanagement 29

Die Rolle des Projektleiters 31

Was genau macht ein Projektleiter? 31

Was Sie mit Project 2013 tun können 32

Der erste Kontakt mit Project 2013 33

In Registerkarten und im Menüband navigieren 36

Weitere Tools anzeigen 39

Von Project Hilfe erhalten 40

Kapitel 2 Das Projekt starten 41

Den Projektauftrag erstellen 41

Der Projektstrukturplan (PSP) 44

Die Arbeit organisieren 45

Ein Projekt beginnen 47

Projektinformationen eingeben 47

Manuelle vs. automatische Planung 49

Den PSP eingeben 51

Vorgänge eingeben 53

Vorgänge aus Outlook importieren 55

Vorgänge herunterstufen und heraufstufen 59

Das Projekt speichern 60

Kapitel 3 Vorgänge erfassen und bearbeiten 61

Sammelvorgänge und Teilvorgänge erstellen 61

Wie viele Ebenen können Sie einrichten? 63

Der Projektsammelvorgang 63

Vorgänge verschieben 66

Vorgänge einblenden und ausblenden 68

Periodische Vorgänge 69

Meilensteine setzen 71

Vorgänge löschen und inaktive Vorgänge 72

Vorgangsnotizen erfassen 73

Kapitel 4 Abhängigkeiten zwischen Vorgängen erfassen 75

Wie Vorgänge voneinander abhängig werden 76

Abhängige Vorgänge: Was war zuerst da? 76

Arten von Abhängigkeitsbeziehungen 78

Murphys Gesetz einkalkulieren: Positive und negative Zeitabstände 80

Abhängigkeitsbeziehungen erstellen 81

Die Abhängigkeitsverknüpfung hinzufügen 82

Erweitern Sie die Reichweite durch externe Verknüpfungen 84

Die Bedeutung von Abhängigkeiten 85

Dinge können sich ändern: Abhängigkeitsbeziehungen entfernen 85

Kapitel 5 Vorgangsdauern abschätzen 89

Eine Vorgangsdauer festlegen 90

Die Vorgangsart vorgeben 90

Leistungsgesteuerte Vorgänge: 1 + 1 = 1/2 93

Aufwand und Dauer abschätzen 94

Schätzverfahren 95

Analoge Schätzung 95

Parametrische Schätzung 96

Drei-Punkt-Schätzung 96

Die Vorgangsdauer festlegen 97

Den Plan mit Einschränkungen steuern 98

Verstehen, wie Einschränkungen funktionieren 98

Einschränkungen einrichten 99

Einen Stichtag festlegen 100

Vorgänge anfangen und unterbrechen 101

Den Anfangstermin eines Vorgangs eingeben 101

Vorgänge unterbrechen 102

Kapitel 6 Ansichten 105

Ein Projekt in einer Ansicht darstellen 105

In Registerkarten und Ansichten navigieren 106

Mit Bildlaufleisten arbeiten 108

Zu einem bestimmten Punkt in einem Plan springen 110

Näheres über Ansichten 110

Die Heimatbasis: Die Ansicht »Gantt-Diagramm« 110

Informationsquellen: Die Ansichten »Ressource: Tabelle« und »Teamplanung« 112

Zeitvorgaben mit der »Zeitachse« zusammenfassen 113

Den Arbeitsfluss verfolgen: Die Ansicht »Netzplandiagramm« 114

Die Ansicht »Kalender« aufrufen 115

Ansichten anpassen 116

Mit Fensterbereichen von Ansichten arbeiten 116

Die Ansicht »Netzplandiagramm« ändern 121

Eine Ansicht zurücksetzen 125

Teil II Ressourcen verwalten 127

Kapitel 7 Ressourcen erstellen 129

Ressourcen: Menschen, Orte und Dinge 129

Ressourcen anlegen 130

Was sind Ressourcen? 130

Ressourcenarten: Arbeit, Material und Kosten 131

Wie Ressourcen die Terminplanung von Vorgängen beeinflussen 131

Die Anforderungen an die Ressourcen einschätzen 132

Ressourcen erstellen 133

Einzelne Ressourcen nacheinander erstellen 133

Namenlose Ressourcen identifizieren 134

Ressourcen zu Gruppen zusammenfassen 135

Die Verfügbarkeit von Ressourcen bestimmen 136

Die Verfügbarkeit abschätzen und einstellen 136

Wenn eine Ressource kommt und geht 137

Ressourcen gemeinsam nutzen 139

Ressourcenpools 139

Ressourcen aus Outlook importieren 141

Kapitel 8 Mit Kalendern arbeiten 143

Basis-, Projekt-, Ressourcen- und Vorgangskalender beherrschen 143

Wie Kalender funktionieren 144

Kalenderbeziehungen 145

Zeitplanung mit Kalenderoptionen und Arbeitszeiten 146

Kalenderoptionen einstellen 146

Ausnahmen für Arbeitszeiten festlegen 148

Mit Vorgangskalendern und Ressourcenkalendern arbeiten 149

Ressourcenkalender einstellen 150

Einen Ressourcenkalender ändern 150

Eine benutzerdefinierte Kalendervorlage erstellen 152

Kalenderkopien freigeben 153

Kapitel 9 Ressourcen zuordnen 157

Die richtige Ressource ermitteln 157

Gesucht: Eine gute, arbeitswillige Ressource 157

Benutzerdefinierte Felder: Qualifikationen 159

Ressourcen sinnvoll zuordnen 159

Zuordnungseinheiten bei Arbeits-, Materialund Kostenressourcen festlegen 160

Zuordnungen vornehmen 160

Arbeitsprofile für Vorgänge definieren 164

Eine nützliche Planungshilfe 165

Kapitel 10 Was soll das alles kosten? 169

Kostenquellen 169

Kosten zusammenrechnen 170

Wann Kosten budgetrelevant werden 171

Kostendaten im Projekt erfassen 171

Feste Kosten lassen sich nicht vermeiden 172

Kosten pro Zeit oder Einsatz erfassen 173

Materialressourcen zuordnen 175

Wie Ihre Einstellungen das Budget beeinflussen 176

Teil III Den Basisplan vorbereiten 179

Kapitel 11 Feinabstimmung des Projektplans 181

Alles geht in das Endergebnis ein 181

Vordefinierte Filter setzen 182

AutoFilter arbeiten lassen 183

Benutzerdefinierte Filter erstellen 185

Daten zu Gruppen zusammenfassen 187

Vordefinierte Gruppen einsetzen 187

Benutzerdefinierte Gruppen erstellen 188

Herausfinden, welche Faktoren ein Projekt bestimmen 191

Vorgänge inspizieren 191

Vorgangswarnungen und -vorschläge bearbeiten 193

Rückgängig, rückgängig, rückgängig 195

Kapitel 12 Projekteinschränkungen handhaben 197

Zeitliche Einschränkungen 197

Sicherheitsreserven einplanen 198

Vorgänge schneller erledigen 200

Den Aufwand verringern 202

Bei Ressourcen Zuflucht suchen 203

Die Verfügbarkeit von Ressourcen prüfen 203

Die Zuordnung einer Ressource ändern oder aufheben 205

Überlastungen auf die Schnelle beseitigen 206

Hilfe bekommen 207

Ressourcen abgleichen 207

Das Projekt neu berechnen 210

Kapitel 13 Ein Projekt präsentationsreif machen 213

Das Aussehen verbessern 213

Das Gantt-Diagramm formatieren 214

Vorgangsbalken formatieren 214

Den kritischen Weg hervorheben 217

Das Gantt-Diagramm neu gestalten 218

Vorgangsknoten formatieren 219

Das Layout anpassen 220

Gitternetzlinien ändern 223

Den Plan mit Grafiken anreichern 224

Ein benutzerdefiniertes Textfeld erstellen 226

Kapitel 14 Alles fängt mit einem Basisplan an 229

Alles über Basispläne 229

Einen Basisplan speichern 230

Mehrere Basispläne speichern 231

Einen Basisplan löschen und neu setzen 233

Zwischenpläne 234

Einen Zwischenplan speichern 234

Einen Zwischenplan löschen und zurücksetzen 235

Teil IV Den Plan einhalten 237

Kapitel 15 Auf der richtigen Spur 239

Einen Kommunikationsmanagementplan entwickeln 239

Daten sammeln 240

Eine Überwachungsmethode auswählen 241

Mit Überwachungswerkzeugen arbeiten 241

Diverse Ansichten zur Überwachung 243

Geleistete Arbeit überwachen und dokumentieren 244

Das Statusdatum setzen 245

Den Zeitplan einhalten 246

Den Prozentsatz der abgeschlossenen Arbeit ermitteln 246

Die tatsächlichen Anfangs- und Endtermine eingeben 248

Die geleistete Arbeit erfassen 248

Überstunden erfassen 250

Die Restdauer für automatisch geplante Vorgänge bestimmen 251

Feste Kosten aktualisieren 252

Einen Vorgang verschieben 253

Ein Projekt aktualisieren 255

Den Materialverbrauch überwachen 256

Mehr als eine Sache überwachen: Konsolidierte Projekte 257

Projekte zusammenführen 258

Konsolidierte Projekte aktualisieren 259

Verknüpfungseinstellungen ändern 260

Kapitel 16 Den Fortschritt überwachen 261

Den Status von Vorgängen überwachen 261

Basisplan vs. Ist-Fortschritt 262

Fortschrittslinien 263

Details anzeigen 266

Den Fortschritt per Ertragswertmanagement überwachen 269

Berechnungen im Hintergrund 270

Ertragswert-Optionen 271

Mehrere kritische Wege 272

Kapitel 17 Maßnahmen bei Planverzögerungen 275

Problemprotokolle führen 275

Zwischenpläne und Basispläne drucken 276

Vorgangsnotizen drucken 277

Was-wäre-wenn-Szenarien 278

Vorgänge sortieren 279

Filter 280

Den kritischen Weg untersuchen 281

Ressourcen erneut abgleichen 283

Faktoren, die den Terminplan eines Vorgangs bestimmen 284

Der Einfluss zusätzlicher Menschen und Zeit auf ein Projekt 285

Zeit sparen 285

Mehr Arbeitskräfte auf ein Problem ansetzen 285

Abhängigkeiten und Vorgangstermine verschieben 287

Wenn alle Stricke reißen 288

Die erforderliche Zeit aufwenden 288

Abkürzungsmöglichkeiten suchen 289

Kapitel 18 Berichte erstellen 291

Standardberichte erstellen 291

Verfügbare Berichte 292

Dashboard-Berichte – ein Überblick 292

Neue Berichte erstellen 294

Daten mit Grafiken aus einer neuen Perspektive anzeigen 295

Einen grafischen Bericht erstellen 295

Einen Bericht präsentationsreif machen 296

Ziehen, ablegen und Größen ändern 297

Grafische Gestaltung 298

Grafiken in einen Bericht einfügen 299

Einen Bericht ausdrucken 302

Die Seite einrichten 302

Eine Vorschau erhalten 306

Den Bericht ausdrucken 307

Mit der Zeitachse arbeiten 308

Vorgänge zur Zeitachse hinzufügen 308

Die Zeitachse anpassen 310

Die Zeitachse kopieren 310

Verbessertes Kopieren und Einfügen 311

Kapitel 19

Laufende Verbesserung 313

Das Projekt analysieren 313

Aus Fehlern lernen 314

Das Team befragen 315

Versionen eines Projekts vergleichen 316

Auf Erfolgen aufbauen 318

Eine Vorlage erstellen 318

Komponenten mit dem Organisator kopieren 320

Teil V Der Top-Ten-Teil 323

Kapitel 20 Zehn goldene Regeln des Projektmanagements 325

Planen Sie rollierend 325

Bereiten Sie Ihre Arbeit vor 326

Rechnen Sie mit Überraschungen 327

Erfassen Sie Daten zeitnah 327

Delegieren Sie 328

Dokumentieren Sie 328

Halten Sie Ihr Team auf dem Laufenden 329

Messen Sie den Erfolg 329

Bleiben Sie flexibel 330

Lernen Sie aus Ihren Fehlern 330

Kapitel 21 Zehn coole Shortcuts in Project 2013 333

Vorgangsinformationen 333

Ressourceninformationen 333

Häufig benutzte Funktionen 334

Teilvorgänge einblenden oder verbergen 335

Heraufstufen und herabstufen 335

Nach unten füllen 336

Navigation 336

Stunden in Jahre 336

Shortcuts der Zeitachse 336

Schnelle Suche 337

Glossar 339

Stichwortverzeichnis 349

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Author Information

Cynthia Stackpole trainiert Projektmanager und hat schon mehrere Bucher zum Thema Projektmanagement geschrieben.
Nancy Muir arbeitete als Managerin in der Computer- und Video-Industrie, bildet heute Manager in Projektmanagement aus und ist eine erfolgreiche Computerbuch-Autorin.
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