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Projektmanagement für Dummies, 4. Auflage

Projektmanagement für Dummies, 4. Auflage

Stanley E. Portny

ISBN: 978-3-527-69957-5 August 2016 414 Pages

 E-Book

$17.99

Über den Autor 7

Über die Übersetzerin 7

Über den Fachkorrektor des Anhangs C 8

Widmung 8

Einleitung 21

Über dieses Buch 22

Törichte Annahmen über den Leser 22

Wie dieses Buch aufgebaut ist 23

Teil I: Die Erwartungen klären (das Wer, Was und Warum des Projekts) 23

Teil II: Die richtige Menge und der richtige Zeitpunkt 23

Teil III: Die Mannschaft zusammenstellen 23

Teil IV: Das Schiff steuern: Das Projekt auf dem Weg zum Erfolg 24

Teil V: Noch besser werden 24

Teil VI: Der Top-Ten-Teil 24

Symbole, die in diesem Buch verwendet werden 24

Wie es weitergeht 25

Teil I Die Erwartungen klären

(das Wer, Was und Warum des Projekts) 27

Kapitel 1 Projektmanagement: Der richtige Weg zu guten Ergebnissen 29

Was genau ist ein Projekt? 29

Die Vielfalt von Projekten kennen 31

Die vier Phasen eines Projekts 31

Projektmanagement de��nieren 33

Der Konzeptions- und Initiierungsprozess 35

Die Planungsprozesse 37

Die Umsetzungsprozesse 39

Die Monitoring- und Kontrollprozesse 40

Die Abschlussprozesse 40

Die Rolle des Projektmanagers 41

Ein Blick auf die Aufgaben des Projektmanagers 41

Lassen Sie keine Ausreden gelten 42

»Abkürzungen« vermeiden 43

Vorsicht vor sonstigen Versuchungen 44

Bringe ich die optimalen Voraussetzungen für einen Projektmanager mit? 45

Kapitel 2 Festlegen, was Sie möglichst erreichen wollen – und warum 47

Das Projekt in einem Projektauftrag formulieren 47

Das Gesamtbild sehen: Wie passt Ihr Projekt hinein? 49

Heraus��nden, warum Sie mit diesem Projekt betraut wurden 49

Festlegen, wo Ihr Projekt beginnt und wo es endet 58

Festlegen, wie Sie an das Projekt herangehen wollen 59

Die Ziele Ihres Projekts festlegen 61

Die Grenzen festlegen 66

Mit Einschränkungen arbeiten 66

Voraussetzungen ermitteln 68

Der Umgang mit Unsicherheiten während der Planungsphase 69

Kapitel 3 Die richtigen Leute einbeziehen 71

Das Audience ermitteln 71

Eine Audience-List erstellen 72

Die ersten Schritte zur Audience-List 72

Vollständigkeit und Nutzen der Audience-List verbessern 77

Eine Audience-List-Vorlage entwickeln 78

Driver, Supporter und Beobachter identi��zieren 80

Entscheiden, wann Sie wen einbeziehen wollen 81

Unterschiedliche Methoden der Einbindung 84

Den größtmöglichen Nutzen aus der Beteiligung der Audiences ziehen 85

Personen mit ausreichender Autorität ins Boot holen 85

Die Macht und das Interesse der Audiences einschätzen 87

Kapitel 4 Jetzt wird's konkret 89

Teile und herrsche: Projektarbeit in leicht verdaulichen Portionen 89

In Details denken 90

Hierarchisch denken 91

Ausnahmesituationen 96

Eine Projektstruktur erstellen und veröffentlichen 100

Unterschiedliche Wege, eine Aufgabe zu unterteilen 100

Die Projektstruktur (Work Breakdown Structure) entwickeln 101

Viele Wege führen nach Rom 103

Die richtige Erfassung von Informationen in der Projektstruktur 104

Unterschiedliche Darstellungsformen der Projektstruktur 105

Die Qualität der Projektstruktur verbessern 107

Mit Vorlagen arbeiten 107

Risiken bei der Aufgabenunterteilung erkennen 109

Festlegen, welche Informationen über die Tätigkeiten benötigt werden 111

Teil II Die richtige Menge und der richtige Zeitpunkt 113

Kapitel 5 Wer will was bis wann erledigt haben? 115

Den Zeitrahmen abschätzen 115

Die Elemente eines Netzplans 116

Den Netzplan entwickeln 117

Den Netzplan analysieren 118

Den Netzplan richtig lesen 119

Einen Netzplan richtig interpretieren 120

Wie Sie Ihren Netzplan entwickeln 124

Vorgänger ermitteln 125

Ein einfaches Beispiel per Netzplan darstellen 128

Einen Zeitplan entwickeln 132

Einen vorläu��gen Zeitplan erstellen 132

Lassen Sie sich nicht dazu verführen, den Zeitplan nach der Backing-in-Methode zu entwickeln 133

Festgelegte Zeitvorgaben einhalten 134

Unterschiedliche Strategien anwenden, um früher zum Picknick zu kommen 134

Vorgangsdauer schätzen 140

Die wichtigsten Ein��ussfaktoren 141

Merkmale von Ressourcen 141

Informationen überprüfen 142

Zeitschätzungen verbessern 142

Den Zeitplan veröffentlichen 144

Kapitel 6 Festlegen, wen Sie wann in welchem Umfang benötigen 147

Die Fähigkeiten und das Wissen der Teammitglieder beschreiben 148

Festlegen, welche Fähigkeiten und Kenntnisse die Teammitglieder haben müssen 148

Fähigkeiten, Kenntnisse und Interesse in einer Matrix darstellen 150

Einen Quali��kationsplan erstellen 152

Den erforderlichen Arbeitsaufwand abschätzen 153

Der Einsatz einer Human-Ressources-Matrix 153

Personalbedarf in einer Human-Ressources-Matrix beschreiben 154

Den Arbeitsaufwand einschätzen 155

Produktivität, Auslastung und Verfügbarkeit einkalkulieren 156

Ihre Schätzungen mit Erfahrungswerten aus der Vergangenheit belegen 158

Einen Auslastungsfaktor berücksichtigen 159

Sicherstellen, dass die notwendigen Ressourcen zur Verfügung stehen 161

Die erste Ressourcenverteilung planen 161

Eine mögliche Überlastung der Ressourcen verhindern 163

Die projektübergreifende Aufgabenverteilung 166

Kapitel 7 Die anderen Ressourcen planen und das Budget entwickeln 169

Alle anderen Ressourcen planen 169

Money, Money, Money: Projektkosten und Budgets 171

Unterschiedliche Arten von Projektkosten 172

Die drei Schritte zum Projektbudget 173

Kapitel 8 Der Umgang mit Risiken und Unsicherheiten 181

Risiko und Risikomanagement de��nieren 181

Risiken und Risikofaktoren 183

Risikofaktoren erkennen 183

Risiken erkennen 186

Risiken einschätzen: Eintrittswahrscheinlichkeit und Folgen 187

Die Eintrittswahrscheinlichkeit einschätzen 187

Den Umfang der Auswirkungen einschätzen 190

Risikomanagement 192

Die Risiken auswählen, die Sie aktiv managen wollen 192

Eine Risikomanagementstrategie entwickeln 194

Über Risiken reden 195

Einen Risikomanagementplan aufstellen 196

Teil III Die Mannschaft zusammenstellen 199

Kapitel 9 Die wichtigsten Mitspieler in Stellung bringen 201

Drei Organisationsformen 201

Funktionalorganisation 202

Projektorientierte Organisationsstruktur 204

Die Matrixorganisation 205

Die Schlüssel��guren in einer Matrixorganisation 208

Projektmanager 208

Teammitglieder 209

Funktionalmanager 209

Unternehmensführung 210

Erfolgreiches Projektmanagement in einer Matrixorganisation 211

Eine Teamidentität schaffen und laufend stärken 211

Die Unterstützung aller Teammitglieder sichern 212

Weitere Unterstützung aus Ihrem Unternehmen heranholen 212

Häu��g auftretende Probleme umgehen, bevor sie auftreten 212

Kapitel 10 Rollen und Verantwortungsbereiche der Teammitglieder festlegen 215

Die zentralen Begriffe de��nieren 215

Autorität, Verp��ichtung und Verantwortlichkeit abgrenzen 216

Autorität und Verp��ichtung vergleichen 216

Die wichtigsten Projektaufgaben verteilen 217

Was kann ich delegieren? 217

Übertragung von Autorität auch dauerhaft tragen 219

Mit Zuversicht delegieren 221

Verantwortung übertragen 222

Jemanden zur Rechenschaft ziehen, obwohl er Ihnen nicht direkt unterstellt ist 223

Rollenverteilungen in einer Responsibility Assignment Matrix (RAM) visualisieren 225

Die Elemente einer RAM 226

Eine RAM lesen 229

Eine Verantwortungsmatrix (RAM) erstellen 230

Die Genauigkeit Ihrer Matrix verbessern 231

Mit Mikromanagern umgehen 233

Warum jemand zum Mikromanager wird 234

So bekommt der Mikromanager Vertrauen in Ihre Fähigkeiten 235

Mit dem Mikromanager kooperieren 235

Kapitel 11 Mit dem richtigen Fuß aufstehen 237

Die Projektteilnehmer endgültig festlegen 238

Sich der Mitarbeit der Teammitglieder versichern 238

Prüfen, ob alle an Bord sind 240

Die Lücken füllen 241

Das Team entwickeln 242

Den genehmigten Projektplan noch einmal überprüfen lassen 243

Gemeinsame und individuelle Projektziele festlegen 243

Die Rollen der Teammitglieder festlegen 244

Die Arbeitsabläufe festlegen 245

Die persönliche Beziehung zwischen den Teammitgliedern stärken 245

Ihr Team zu einer reibungslos funktionierenden Einheit zusammenschweißen 246

Die Grundlage für eine ordnungsgemäße Projektkontrolle schaffen 248

Die Kontrollmechanismen auswählen und einrichten 248

Zeitpläne für Berichte und Meetings aufstellen 249

Die Projektgrundlinie festlegen 250

Das Projekt öffentlich machen 250

Die Grundlage für eine Abschlussbewertung 250

Teil IV Das Schiff steuern: Das Projekt auf dem Weg zum Erfolg 253

Kapitel 12 Fortschrittsüberwachung und Kontrolle 255

Das Projekt kontrollieren 255

Projektmanagement-Informationssysteme einrichten 257

Die Zeitpläne überwachen 258

Die Arbeitsstunden überwachen 264

Die Ausgaben überwachen 268

Alle Kontrollmechanismen starten 272

Probleme beseitigen, bevor sie entstehen 272

Die Kontrollprozesse formalisieren 273

Die Ursachen für mögliche Verzögerungen und Abweichungen heraus��nden 274

Mögliche korrigierende Maßnahmen 275

Zurück auf den richtigen Kurs: Die Grundlinie 275

Verantwortungsvoll handeln, wenn Änderungen notwendig werden 276

Auf Änderungserfordernisse reagieren 276

Achtung! Schleichende Ausdehnung 277

Kapitel 13 Alle Beteiligten auf dem Laufenden halten 279

Meinen, was man sagt, und sagen, was man meint: Grundlagen für eine erfolgreiche Kommunikation 280

Den Kommunikationsprozess unterteilen 280

Zwischen einseitiger Kommunikation und Kommunikation in beide Richtungen unterscheiden 281

Aktives Zuhören 281

Das richtige Medium für Ihre Bedürfnisse 283

Die reinen Fakten: Schriftliche Berichte 284

Nur so kommt man weiter: Ef��ziente Meetings 286

Einen schriftlichen Projektfortschritts- oder Statusbericht erstellen 288

Eine Liste (mit Namen) erstellen und doppelt überprüfen 288

Wichtiges und Unwichtiges in Ihrem Bericht unterscheiden können 289

Reif für den Goethepreis, oder wie man zumindest einen interessanten Bericht schreibt 289

Wichtige Projektmeetings durchführen 290

Regelmäßig statt��ndende Teammeetings 291

Spontane Meetings 294

Meetings mit der Unternehmensleitung 294

Einen Projektplan für das Kommunikationsmanagement erstellen 295

Kapitel 14 Durch effektive Führung zu Höchstleistungen motivieren 297

Managen und führen können 297

Persönliche Macht und Ein��uss erwerben 298

Verstehen, warum jemand tut, was Sie ihm sagen 298

Die Grundlagen Ihrer Macht legen 300

Die Motivation der Teammitglieder erzeugen und aufrechterhalten 302

Den Nutzen des Projekts herausstellen und so die Einsatzbereitschaft erhöhen 302

Die Machbarkeit demonstrieren und so das Durchhaltevermögen stärken 304

Teammitglieder darüber informieren, wie es läuft 304

Gute Arbeit belohnen 305

Kapitel 15 Das Projekt zum Abschluss bringen 307

Den Kurs bis zum Schluss beibehalten 307

Das Projektende von Anfang an mit durchplanen 308

Ihre Pläne aktualisieren, wenn Sie die Abschlussaufgaben planen 309

Das Team noch einmal für den Sprint über die Ziellinie motivieren 309

Die administrativen Aufgaben erledigen 310

Den Beteiligten das Ende leicht machen 310

Eine Abschlussbewertung durchführen 313

Das Abschlussmeeting schon während des Projekts einplanen 313

Bühne frei für das Meeting zur Projektabschlussbewertung 314

Ein Meeting zur Projektabschlussbewertung durchführen 315

Nach der Projektabschlussbewertung 317

Teil V Noch besser werden 319

Kapitel 16 Mehrere Projekte gleichzeitig managen – das Multi-Projektumfeld 321

Ein Multi-Projektumfeld de��nieren 321

Ein Multi-Projektumfeld planen 323

Die Projektbeteiligten ermitteln 323

Einen Projektauftrag formulieren 323

Die Projektstruktur entwickeln 324

Die Rollen der Beteiligten abgrenzen 324

Abhängigkeiten zwischen Projekten erkennen 324

Wenn es zu Kon��ikten bei den Ressourcen kommt 324

Risiken in einem Multi-Projektumfeld bewältigen 325

In einem Multi-Projektumfeld ein Projekt beginnen 326

Eine of��zielle Ressourcenverteilung 326

Ein Projektteam zusammenstellen 327

Das Projekt im restlichen Unternehmen vorstellen 328

Pläne in die Tat umsetzen – Projekt(e) durchführen 328

Die tägliche Arbeit im richtigen Detaillierungsgrad planen 328

Fortschritt berichten 329

Veränderungsmanagement (Change Management) 330

Besondere Gelegenheiten nutzen 330

Ähnliche Aktivitäten planen 330

Grenzerlöse nutzen 331

Kapitel 17 Wie neue Technologien Ihre Arbeit be��ügeln 333

Der effektive Einsatz von Computerprogrammen 333

Welche Software eignet sich für Sie 334

Das Beste aus Ihrer Software herausholen 338

Projektmanagement-Software in Ihre Arbeit einbeziehen 340

E-Mails nutzen 341

Die Vor- und Nachteile von E-Mails 341

E-Mails richtig einsetzen 342

Machen Sie das Beste aus Ihren E-Mails 343

Neue Technologien nutzen, um virtuelle Teams zu unterstützen 344

Kapitel 18 Die eigenen Fähigkeiten und die Abläufe im Unternehmen verbessern 347

Ihr Wissen erweitern und Ihre Fähigkeiten ständig verbessern 347

An einer entsprechenden Schulung teilnehmen 347

Mit einem Mentor arbeiten 350

Eine zerti��zierte Quali��kation erwerben 351

Verbesserte Projektmanagement-Praktiken am Arbeitsplatz einführen 352

Neue Fähigkeiten und neues Wissen anwenden 352

Die neuen Fähigkeiten und das neue Wissen an andere weitergeben 354

Kapitel 19 Den Projektfortschritt mithilfe des Arbeitswertmanagements (Earned Value Management) überwachen 357

Earned Value Management (EVM) – was ist das? 357

Die EVM-Formeln verstehen 358

Ein einfaches Beispiel 361

Ursachen für festgestellte Abweichungen ��nden 363

EVM in Ihrem Projekt einsetzen – gewusst wie! 364

Geplante Kosten für tatsächliche Arbeitsleistung ermitteln 367

Teil VI Der Top-Ten-Teil 371

Kapitel 20 Zehn Fragen zur Projektplanung 373

Warum wurde das Projekt auf den Weg gebracht? 373

Wen müssen Sie einbeziehen? 373

Welche Ergebnisse wollen Sie liefern? 374

Welche Beschränkungen müssen Sie beachten? 374

Von welchen Annahmen gehen Sie aus? 374

Welche Arbeiten müssen erledigt werden? 375

Wann beginnen und beenden Sie eine Tätigkeit? 375

Wer soll die eigentliche Projektarbeit durchführen? 376

Welche weiteren Ressourcen benötigen Sie? 376

Was kann schiefgehen? 376

Kapitel 21 Zehn Tipps für einen Super-Projektmanager 377

Machen Sie »Warum« zu Ihrem Lieblingswort 377

»Es geht« muss Ihr Motto sein 377

»Think Big« 377

»Think in Detail« 378

Vorsichtige Annahmen 378

Betrachten Sie andere als Verbündete, nicht als Gegner 378

Sagen Sie, was Sie meinen; meinen Sie, was Sie sagen! 378

Andere respektieren 378

Gute Leistungen würdigen 379

Seien Sie Manager und Führer zugleich 379

Glossar 381

Alle Techniken zu reibungslosen Abläufen zusammenführen 389

Den Projektplan erstellen 389

Das Projekt während der Umsetzung steuern 391

Zusammenhang dieses Buches mit dem PMBOK© Guide des Project Management Institute PMI© 393

Was ist das PMI? 393

Verfügbare Normen und Standards des PMI 393

Verfügbare Zerti��zierungen 394

Welche Verbindung besteht zwischen diesem Buch und dem PMBOK© Guide? 394

Kann ich mich mit diesem Buch auf das PMP Examen vorbereiten? 394

Kapitel 1 395

Kapitel 2 396

Kapitel 3 397

Kapitel 4 398

Kapitel 5 399

Kapitel 6 400

Kapitel 7 401

Kapitel 8 402

Kapitel 9 403

Kapitel 10 403

Kapitel 11 404

Kapitel 12 405

Kapitel 13 406

Kapitel 14 407

Kapitel 15 407

Kapitel 16 408

Kapitel 17 408

Stichwortverzeichnis 409